E-Doręczenia po 1 października 2026 r. – co musi zrobić przedsiębiorca, który nie aktywował skrzynki?

Od 1 października 2026 r. przedsiębiorcy wpisani do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) przed 1 stycznia 2025 r. mają obowiązek posiadać aktywny adres do doręczeń elektronicznych (ADE). Co jednak w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie złożył wniosku o utworzenie adresu albo uzyskał go, ale nie aktywował skrzynki?

Ministerstwo Rozwoju i Technologii potwierdziło, że za nieutworzenie adresu do e-Doręczeń przed 1 października 2026 r. nie przewidziano sankcji. Jednocześnie przedsiębiorcy, którzy nie mają adresu albo nie aktywowali skrzynki, nie zostaną pozbawieni korespondencji urzędowej. W takim przypadku urzędy będą nadal doręczać im pisma w formie papierowej.

Nie oznacza to jednak zniesienia ustawowego obowiązku. Przedsiębiorca powinien jak najszybciej dopełnić formalności i uruchomić e-Doręczenia. Korespondencja papierowa nie jest docelowym zamiennikiem tej usługi.

Kogo dotyczy obowiązek e-Doręczeń od 1 października 2026 r.?

Termin 1 października 2026 r. dotyczy przedsiębiorców, którzy zostali wpisani do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. i nie zostali objęci wcześniejszym terminem wdrożenia e-Doręczeń.

Warto pamiętać, że część przedsiębiorców musiała spełnić ten obowiązek wcześniej. Dotyczy to osób, które przed 1 stycznia 2025 r. zarejestrowały działalność, a następnie po 30 czerwca 2025 r. dokonywały zmian we wpisie do CEIDG. Do takich zmian zalicza się również zawieszenie działalności gospodarczej.

Obowiązek wynika z art. 9 ust. 1 pkt 9 oraz art. 152 ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.

Brak aktywnej skrzynki po terminie – czy grożą za to kary?

Ministerstwo Rozwoju i Technologii w komunikacie z 1 października 2026 r. poinformowało, że przedsiębiorcy nie muszą obawiać się sankcji za nieutworzenie adresu do e-Doręczeń przed upływem wyznaczonego terminu.

Co ważne, brak aktywnego adresu nie oznacza, że przedsiębiorca przestanie otrzymywać pisma z urzędów. Jeżeli nie ma adresu do e-Doręczeń albo skrzynka nie została aktywowana, korespondencja będzie dostarczana w tradycyjnej, papierowej formie.

Przedsiębiorca nie powinien jednak traktować tego rozwiązania jako stałego sposobu komunikacji z administracją. Ustawowy obowiązek posiadania aktywnego adresu pozostaje w mocy.

Jak sprawdzić, czy skrzynka e-Doręczeń wymaga aktywacji?

Jeżeli przedsiębiorca wcześniej składał wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń, nie powinien od razu składać kolejnego. Najpierw należy sprawdzić status dotychczasowej sprawy.

W tym celu trzeba zalogować się na Biznes.gov.pl, przejść do Konta Przedsiębiorcy i otworzyć sekcję dotyczącą e-Doręczeń. Można tam sprawdzić status wniosku.

Dalsze postępowanie zależy od wyniku weryfikacji:

• Wniosek pozytywnie rozpatrzony – adres został utworzony. Administrator wskazany we wniosku powinien otrzymać wiadomość e-mail z informacją o możliwości aktywacji skrzynki. Należy dokończyć procedurę.
• Wniosek odrzucony – system powinien wskazać przyczynę odrzucenia. Trzeba poprawić błędy i złożyć nowy wniosek.
• Wniosek w trakcie weryfikacji – należy poczekać na rozpatrzenie sprawy. Jeżeli wniosek zawiera błędy, trzeba zaczekać na jego odrzucenie i dopiero wtedy złożyć poprawiony dokument.

Ponowne składanie tego samego wniosku przed zakończeniem obsługi poprzedniego może powodować problemy i wydłużać procedurę.

Jak aktywować skrzynkę e-Doręczeń?

Jeżeli wniosek został pozytywnie rozpatrzony, a adres utworzony, kolejnym krokiem jest aktywacja skrzynki.

W przypadku skrzynki firmowej procedura wygląda następująco:

1. Zaloguj się na Biznes.gov.pl do Konta Przedsiębiorcy.
2. Otwórz sekcję „e-Doręczenia”.
3. Wskaż skrzynkę, którą chcesz aktywować.
4. Kliknij „Przejdź do aktywacji”.
5. Podaj adres e-mail, na który mają być wysyłane powiadomienia o nowej korespondencji.
6. Zapoznaj się z regulaminem świadczenia usług przez operatora wyznaczonego.
7. Kliknij „Aktywuj skrzynkę”.

Skrzynkę może aktywować wyłącznie administrator wskazany we wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń.

Po zakończeniu procedury przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy aktywacja przebiegła prawidłowo i czy adres został wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Warto również upewnić się, że powiadomienia e-mail są kierowane na właściwy adres.

Należy pamiętać, że samo otrzymanie informacji o utworzeniu ADE nie jest równoznaczne z aktywowaniem skrzynki.

Nie masz jeszcze adresu? Złóż wniosek online

Przedsiębiorca, który dotychczas nie składał wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń, może zrobić to za pośrednictwem e-usługi dostępnej na Biznes.gov.pl.

Procedura jest bezpłatna. Wniosek należy wypełnić danymi przedsiębiorcy, a następnie podpisać elektronicznie. Można wykorzystać do tego:

• profil zaufany,
• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• podpis osobisty (e-dowód).

We wniosku można również wskazać administratora skrzynki, czyli osobę odpowiedzialną za jej obsługę w imieniu przedsiębiorcy.

Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku administrator otrzyma informację o możliwości aktywacji skrzynki. Dopiero po wykonaniu tej czynności przedsiębiorca będzie mógł w pełni korzystać z usługi.

Co przedsiębiorca powinien zrobić po 1 października 2026 r.?

Jeżeli przedsiębiorca nie dopełnił jeszcze formalności związanych z e-Doręczeniami, powinien przede wszystkim ustalić, na jakim etapie znajduje się procedura.

W praktyce należy:

• sprawdzić, czy wcześniej został złożony wniosek o utworzenie ADE;
• jeżeli adres został utworzony, ale skrzynka pozostaje nieaktywna – przeprowadzić aktywację;
• jeżeli adresu nie ma – złożyć wniosek za pośrednictwem Biznes.gov.pl;
• po aktywacji sprawdzić, czy adres został wpisany do BAE;
• wskazać aktualny adres e-mail do powiadomień;
• regularnie logować się do skrzynki i kontrolować przychodzącą korespondencję.

Warto pamiętać, że powiadomienie e-mail ma charakter informacyjny. Nie zastępuje ono regularnego sprawdzania skrzynki e-Doręczeń.

Podsumowanie

Od 1 października 2026 r. przedsiębiorcy objęci tym terminem mają obowiązek posiadać aktywny adres do e-Doręczeń. Ministerstwo Rozwoju i Technologii potwierdziło, że za samo nieutworzenie adresu przed wyznaczoną datą nie przewidziano sankcji. Jeżeli przedsiębiorca nie ma adresu lub nie aktywował skrzynki, urzędy nadal będą dostarczać mu korespondencję w formie papierowej.

Nie oznacza to jednak, że można zrezygnować z wdrożenia e-Doręczeń. Obowiązek ustawowy nadal obowiązuje, dlatego przedsiębiorcy, którzy nie dopełnili formalności, powinni jak najszybciej złożyć wniosek lub dokończyć aktywację istniejącej skrzynki.

Opracowanie:
Biuro rachunkowe RoscoTax