Jakie elementy powinna zawierać faktura, faktura uproszczona oraz faktura korygująca?

Faktura to dokument handlowy, który jest stosowany w transakcjach handlowych pomiędzy dwoma lub więcej podmiotami gospodarczymi. Faktura jest wydawana przez sprzedawcę i stanowi dowód sprzedaży towarów lub usług oraz określa kwotę należności, która musi zostać zapłacona przez nabywcę.

Jakie elementy powinna zawierać faktura?

Prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać:

datę wystawienia
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje
imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (w przypadku transakcji UE – VAT-UE)
numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał towary lub usługi
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury
nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto)
kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
stawkę podatku
sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
kwotę należności ogółem.

W zależności od rodzaju transakcji handlowej i rodzaju towarów lub usług sprzedawanych, faktura może zawierać również dodatkowe informacje, takie jak numer zamówienia, termin dostawy, opis specyfikacji towarów, itp. Ważne jest, aby faktura zawierała wszystkie wymagane prawem elementy, aby była ważna i mogła być wykorzystana do celów księgowych i podatkowych. Fakturę wystawia się nie wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, ale nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę. To zasada ogólna, mająca wiele wyjątków.
„Fakturą elektroniczną” jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym, na przykład PDF, JPG, XML. Faktury elektroniczne są równoważne z papierowymi, zawierają te same elementy, a przy ich wystawianiu obowiązują ogólne zasady wystawiania faktur. Od papierowych różnią się sposobem przesyłania. Faktury elektroniczne możesz:

wysyłać nabywcy, na przykład na podany adres e-mail
udostępnić, czyli zamieścić na twoim serwerze i umożliwić zdalne pobranie z serwera.

Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy. Przepisy nie określają formy takiej akceptacji.

Elementy, które muszą się znaleźć na fakturze uproszczonej

Faktura uproszczona to szczególny rodzaj faktury. Zgodnie z Ustawą o VAT i zawartym w niej art. 106e, ustęp 5, punkt 3, wystawienie faktury uproszczonej jest możliwe jeżeli kwota należności ogółem nie przekroczy 450 zł lub 100 euro w przypadku transakcji w obcej walucie. Powyżej tej kwoty podatnik jest zobowiązany do wystawienia tradycyjnej faktury VAT. W takim przypadku faktura uproszczona może zawierać następujące elementy:

Data wystawienia faktury.
Numer faktury.
Numer identyfikacji podatkowej podatnika i nabywcy towarów lub usług,
Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, jeśli została określona i jednocześnie jest różna od daty wystawienia faktury.
Nazwa (rodzaj) towaru lub usługi.
Kwota udzielonych opustów lub obniżek cen, w tym rabatów z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
Kwota należności ogółem.

Faktura uproszczona nie musi zawierać wszystkich elementów, które są wymagane w przypadku standardowej faktury.

Paragon można uznać za fakturę uproszczoną jeśli nabywca zażyczy sobie, by zamieścić na paragonie jego NIP, a wartość zakupów nie przekroczy 100 euro (albo 450 zł), wtedy dokument ten może być traktowany jako faktura uproszczona.

Faktury uproszczonej nie wystawia się przy:

sprzedaży wysyłkowej na terenie kraju
zagranicznej sprzedaży wysyłkowej,
wewnątrzwspólnotowej dostawie towaru,
dostawie towarów lub świadczeniu usług podlegających opodatkowaniu na terenie innego kraju niż Polska,
sprzedaż, dla której na fakturze nie ma numeru NIP nabywcy (dla kontrahentów będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej).

Faktura korygująca – jakie elementy musi zawierać?

Faktura korygująca to dokument handlowy, który służy do poprawienia błędów lub uzupełnienia informacji zawartych w oryginalnej fakturze. Faktura korygująca powinna zawierać:

wyrażenie „faktura korygująca” albo „korekta”
kolejny numer oraz datę jej wystawienia
dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
datę wystawienia faktury
numer faktury
nazwę wystawcy faktury i nazwę nabywcy towaru/usługi
nr NIP wystawcy faktury
nr NIP nabywcy towaru/usługi
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub też datę otrzymania zapłaty (dotyczy przypadku, gdy zapłata została zrealizowana przed zrealizowaniem dostawy lub wykonaniem usługi), o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury
nazwa (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą
opis przyczyny korekty
jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej
w przypadkach, gdy korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania, lub kwoty podatku należnego – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Faktura korygująca musi być wystawiona w taki sposób, aby jednoznacznie wskazywać, która faktura jest korygowana i w jaki sposób. Jeśli faktura korygująca dotyczy zwrotu towaru lub usługi, to należy również zastosować odpowiednie procedury związane z zwróceniem towaru lub wykonaniem usługi. Faktura korygująca jest ważnym dokumentem księgowym i podatkowym, dlatego należy pamiętać o jej prawidłowym wystawieniu i przechowywaniu.

Zapraszamy również do zapoznania się z naszą pełną ofertą dotyczącą prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów oraz usług księgowych dla firm.