Luka w numeracji faktur – jak sobie z tym poradzić?

Ciągłość i odpowiednia kolejność to nadrzędne kwestie, jeśli chodzi o prawidłowość ewidencjonowania faktur. Można się więc domyślić, że gdy pojawia się luka w ich numeracji – przedsiębiorca staje przed sytuacją problemową. Jednak nie ma problemu bez rozwiązania, a w niniejszym artykule postaramy się wyjaśnić, jak należy się zachować w takiej sytuacji.

Co o numeracji faktur wiedzieć należy?

Identyfikacja faktury to rzecz nadrzędna, dlatego nawet ustawa określa, iż każda wystawiana faktura powinna zawierać kolejny numer nadany w ramach jednej bądź więcej serii, co pozwala na:

  • zachowanie ciągłości numeracji,
  • identyfikację konkretnej faktury.

Słowem klucz jest tutaj „kolejny”, czyli zgodnie z jęz. Potocznym numer następny. Wskazywałoby to na fakt konieczności chronologicznego porządku w wystawianych fakturach, gdzie każda kolejna faktura jest o numer większa od poprzedniej. Choć to jest prawda i tego podatnik musi się trzymać, warto zauważyć, iż nie istnieje przepis, który mówiłby, że numeracja faktur musi się zaczynać zawsze od liczby „1”. Można wywnioskować, iż podatnik może zacząć swoją numerację faktur właściwie od dowolnej liczby, o ile możliwość identyfikacji jest możliwa, a ciągłość samej numeracji właściwie zachowana.

Co zrobić, gdy w numeracji faktur pojawi się luka?

Na kanwie wyżej podanych informacji można przejść do poszukiwania odpowiedzi na pytanie, co w przypadku, gdy z jakiegoś powodu w numeracji faktur pojawi się luka. Większość przedsiębiorców w pierwszej chwili po zetknięciu się z takim przypadkiem mogłaby stwierdzić, że wystawienie faktury korygującej byłoby najlepszym rozwiązaniem, ale niestety tak nie jest, bowiem fakturę korygującą można wystawić w ściśle określonych sytuacjach, jak w przypadku udzielenia obniżki cen w formie rabatu, czy zwrotu towaru. Nie ma mowy w przepisach o możliwości wystawienia korekty, gdy w grę wchodzi luka w numeracji. W przypadku pojawienia się luki w numeracji faktur warto zgłosić się do naszego biura księgowego RoscoTax, w którym udzielimy fachowej porady.

Co zatem zrobić? Mówiąc językiem prostym: przyznać się do błędu, a mianowicie sporządzić specjalne oświadczenie, w którym jasno i wyraźnie będzie określona przyczyna tego, że owa luka w numeracji faktur w ogóle się pojawiła, a następnie nie zapomnieć o dołączeniu takiego uzupełniającego dokumentu do zeznania podatkowego.

Co z odliczeniem podatku w przypadku luki w numeracji faktur?

Zamykając temat ważne do wyjaśnienia jest to, że gdy podatnik jako sprzedawca towarów lub usług popełni błąd w wyniku którego pojawiła się luka w numeracji faktur, nie będzie to miało żadnego wpływu na prawo do odliczenia podatku naliczonego – nie niesie żadnych, a tym bardziej negatywnych konsekwencji.

Reasumując wszystkie wyżej wymienione informacje – faktura korygująca nie jest właściwym rozwiązaniem w przypadku pojawienia się luki w numeracji faktur. Zalecanym rozwiązaniem w takim przypadku jest sporządzenie stosownego oświadczenia. Warto w odniesieniu do numeracji faktur pamiętać, że może się zaczynać właściwie od dowolnej liczby, o ile jest możliwe zachowanie ciągłości numeracji, jak i identyfikacja konkretnej faktury w razie potrzeby.